Schlussprüfung

1. Welche Prüfgesellschaft prüft das Projekt?

Die Prüfung erfolgt durch die Prüfgemeinschaft „PwC/ILB/LfA“, bei ersten Rückfragen wenden Sie sich am besten per E-Mail an das Team der PWC unter de_film@pwc.com.

E-Mail an PWC

Das Auftragsformular, welches Sie mit dem Zuwendungsbescheid erhalten, müssen Sie zur Auszahlung der ersten Rate im Original an den jeweiligen Prüfanbieter und in Kopie an den DFFF senden.

2. Vorbereitung der Unterlagen

Die Vorbereitung für die Schlussprüfung beginnt spätestens nach Ausstellung des Zuwendungsbescheides. Denken Sie rechtzeitig daran, die Filmgeschäftsführung bzw. Projektbuchhaltung auf die besonderen Gegebenheiten hinzuweisen, so dass von Anfang eine richtige Kontierung und Zuweisung der Kosten stattfinden kann.

Bitte beachten Sie, dass bei internationalen Koproduktionen sowohl die ausländischen Kosten als auch die ausländische Finanzierung von unabhängigen Steuerberatungs- oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften testiert werden müssen. Die Testate müssen bei Schlussprüfung vorgelegt werden.

Gut vorbereitete und sortierte Unterlagen können den zeitlichen Ablauf bei der Schlussprüfung vereinfachen. Nummerieren Sie daher alle Belege und halten Sie diese für die Vorlage bei den Prüfungsgesellschaften bereit.

3. Beginn der Schlussprüfung

Ist Ihr Projekt abgeschlossen und kann in den Verwendungsnachweis, sind verschiedene Unterlagen an den DFFF und die Prüfungsgesellschaft zu senden.

Der Beginn der Schlussprüfung muss spätestens 24 Monate nach Fertigstellung der Nullkopie erfolgen.

Der DFFF wird der Prüfgesellschaft die benötigten Unterlagen aus der Akte zusenden, so dass ein Soll-Ist-Vergleich erstellt werden kann. Zusätzlich benötigt die Prüfgesellschaft folgende Unterlagen:

Unterlagen an Prüfgesellschaft

4. Prüfung der Schlusskosten und Prüfbericht

Die Prüfungsgesellschaft prüft Ihren finalen Kostenstand und die Belege und erstellt daraufhin einen vorläufigen Prüfbericht, welcher mit dem DFFF abgestimmt wird. Sofern die Prüfer*innen noch weitere Unterlagen von Ihnen benötigen, werden Sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

Ist der vorläufige Bericht fertig, wird dieser zunächst mit der zuständigen Förderreferent*in beim DFFF abgestimmt.

Den final abgestimmten Prüfbericht erhalten Sie von Ihrer Prüfungsgesellschaft. Sofern Sie mit dem Prüfbericht einverstanden sind, kann die letzte Rate ausgezahlt werden. Andernfalls legen Sie bitte Widerspruch bei der Prüfungsgesellschaft ein und informieren den DFFF kurz über den Sachverhalt.

5. Auszahlung der Schlussrate

Für den Abschluss des Projektes und die Auszahlung der letzten Rate benötigt der DFFF noch folgende Unterlagen und Nachweise:

Erklärung, dass Sie mit dem Prüfbericht einverstanden sind und keinen Widerspruch einlegen
Abruf der letzten Rate mit Angabe von IBAN und BIC des Projektkontos mit Ratenabrufformular
Projekte mit Zuwendungsbescheid bis 31. Dezember 2024:
Meldung des Exportbeitrages an die FFA, Frau Selay Esperling exportbeitrag@ffa.de

E-Mail Meldung Exportbeitrag

Und falls noch nicht vorliegend:

Ansichts-DVD zur Prüfung des Eigenschaftstests
Nachweis über die Einlagerung einer deutschen Fassung des Films im Bundesarchiv
Bestätigung der Fertigstellung der deutschen Endfassung mit Fertigstellungsdatum
Nachweis vom Verleih über den erfolgten Kinostart mit Angabe der Kopienzahl

Bei einer Abtretung der Forderung achten Sie bitte darauf, dass dies bei der letzten Rate von Relevanz sein könnte und informieren den DFFF dementsprechend.

Zwischennachweis

Projekte, die nach dem 1. August 2017 bewilligt wurden, müssen gemäß Nr. 6.1 ANBest-P einen Zwischennachweis führen.

Der Zwischennachweis wird fällig, sobald Sie von uns im zurückliegenden Haushaltsjahr eine oder zwei Förderraten ausbezahlt bekommen haben und das Projekt noch nicht abgeschlossen wurde. Innerhalb von vier Monaten nach Ablauf des jeweiligen Haushaltsjahres muss der Zwischennachweis gegenüber dem Deutschen Filmförderfonds nachgewiesen werden, spätestens jedoch bis zum 30. April 2025.

Sinn des Zwischennachweises ist die Überprüfung des Projektfortschritts und ob das Förderziel auch bei eventuell vorliegenden Abweichungen gegenüber dem Bescheid erreicht wird. Formal besteht dieser Zwischennachweis aus einem Sachbericht sowie einem zahlenmäßigen Nachweis, in dem Sie die Einnahmen und Ausgaben analog zur Kalkulation und zum Finanzierungsplan gegenüberstellen.

Unter "Vorlagen Zwischennachweis" finden Sie das zu verwendende Formular für den Sachbericht und zwei Vorlagen für den zahlenmäßigen Nachweis, basierend auf den gängigen Kalkulationsschemata. Diese Schemata können Sie entsprechend ihrem Deckblatts der Kalkulation abändern.