Schlussprüfung

1. Unterlagen vorbereiten

Die Vorbereitung für die Schlussprüfung beginnt spätestens nach Ausstellung des Zuwendungsbescheides. Denken Sie rechtzeitig daran, die Filmgeschäftsführung bzw. Projektbuchhaltung auf die besonderen Gegebenheiten hinzuweisen, so dass von Anfang eine richtige Kontierung und Zuweisung der Kosten stattfinden kann.
Bitte beachten Sie, dass bei internationalen Koproduktionen sowohl die ausländischen Kosten als auch die ausländische Finanzierung von unabhängigen Steuerberatungs- oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften testiert werden müssen. Die Testate müssen bei Schlussprüfung vorgelegt werden.
Gut sortierte Unterlagen können den zeitlichen Ablauf bei der Schlussprüfung vereinfachen.
Nummerieren Sie daher alle Belege und halten Sie diese für die Vorlage bei den Prüfungsgesellschaften bereit.

2. Beginn der Schlussprüfung

Ist Ihr Projekt abgeschlossen und somit "prüfbereit", sind verschiedene Unterlagen an den DFFF und die Prüfungsgesellschaft zu senden.
Der Beginn der Schlussprüfung muss spätestens 12 Monate nach Fertigstellung der Nullkopie erfolgen.
An den DFFF senden Sie bitte folgende Unterlagen, falls diese noch nicht vorliegen:

Bestätigung der Fertigstellung der deutschen Endfassung mit Fertigstellungsdatum
Ansichts-DVD zur Prüfung des Eigenschaftstests
Nachweis über die Einlagerung einer deutschen Fassung des Films im Bundesarchiv
Nachweis vom Verleih über den erfolgten Kinostart mit Angabe der Kopienanzahl
Erster und letzter Tagesbericht

Der DFFF wird der Prüfgesellschaft dann die benötigten Unterlagen aus der Akte zusenden, so dass ein Soll-Ist Vergleich erstellt werden kann. Zusätzlich benötigt die Prüfgesellschaft folgende Unterlagen:

Unterlagen an Prüfgesellschaft

3. Prüfung der Schlusskosten

Die Prüfungsgesellschaft prüft Ihren Kostenstand und die Belege und erstellt daraufhin den Prüfbericht, welcher mit dem DFFF abgestimmt wird. Sofern die Prüfer noch weitere Unterlagen von Ihnen benötigen, werden Sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen. Ist der vorläufige Bericht fertig, wird dieser zunächst mit dem zuständigen Förderreferent*innen beim DFFF abgestimmt.

Kontakt

4. Erhalt des Prüfberichtes

Den abgestimmten Prüfbericht erhalten Sie von Ihrer Prüfungsgesellschaft. Sofern Sie mit dem Prüfbericht einverstanden sind, kann die letzte Rate ausgezahlt werden. Andernfalls legen Sie bitte Widerspruch bei der Prüfungsgesellschaft ein und informieren den DFFF kurz über den Sachverhalt.

5. Auszahlung der letzten Rate

Für den Abschluss des Projektes und die Auszahlung der letzten Rate benötigt der DFFF noch folgendes Schreiben:

Erklärung, dass Sie mit dem Prüfbericht einverstanden sind und keinen Widerspruch einlegen
Beantragung der Inanspruchnahme des höheren Zuschusses (nur im Falle einer Erhöhung)
Abruf der letzten Rate mit Angabe von IBAN und BIC des Projektkontos
Meldung des Exportbeitrages an die FFA, Frau Selay Esperling Exportbeitrag@ffa.de

Bei einer Abtretung der Forderung achten Sie bitte darauf, dass dies bei der letzten Rate von Relevanz sein könnte und informieren den DFFF dementsprechend.

6. Welche Prüfgesellschaft prüft das Projekt?

Für Projekte mit Zuwendungsbescheid vor dem 01.04.2017:
Die Schlussprüfung für Ihr Projekt erfolgt durch die Prüfungsgesellschaft, die bereits den höchsten Förderbetrag eines Länderförderers in der Finanzierung prüft.
Sollten Sie keine Länderförderung in der Finanzierung haben, wird der Sitz des Produzenten zugrunde gelegt.
Die Auftragsformulare finden Sie in unserem Downloadbereich.

Für Projekte mit Zuwendungsbescheid ab dem 01.04.2017:
Die Prüfung erfolgt entweder durch die Prüfgemeinschaft „PwC/ILB/LfA“ oder durch die Prüfgesellschaft Deloitte. Die Entscheidung, welche der beiden Anbieter Ihr Projekt für den DFFF prüfen wird, ist abhängig vom Bescheiddatum der ersten durch die FFA vergebene Produktionsförderung (DFFF/GMPF/FFA-Produktion/Minitraité/BKM-Produktion/Referenzmittel).
Da diese Daten bei uns im Haus gesammelt und erfasst werden, haben wir Ihnen mit dem Zuwendungsbescheid bereits das Prüfauftragsformular des korrekten Anbieters angehängt. Die Auftragsformulare finden Sie auch nochmal rechts in unserem Downloadbereich.

Das Auftragsformular müssen Sie zur Auszahlung der ersten Rate im Original an den jeweiligen Prüfanbieter und in Kopie an den DFFF senden.

Prüfungsgesellschaften

Zwischennachweis

Projekte, die nach dem 01.08.2017 bewilligt wurden, müssen gemäß Nr. 6.1 ANBest-P einen Zwischennachweis führen.

Der Zwischennachweis wird fällig, sobald Sie von uns im zurückliegenden Haushaltsjahr eine oder zwei Förderraten ausbezahlt bekommen haben und das Projekt noch nicht abgeschlossen wurde. Innerhalb von vier Monaten nach Ablauf des jeweiligen Haushaltsjahres muss der Zwischennachweis gegenüber dem Deutschen Filmförderfonds nachgewiesen werden, spätestens jedoch bis zum 30. April 2025.

Sinn des Zwischennachweises ist die Überprüfung des Projektfortschritts und ob das Förderziel auch bei eventuell vorliegenden Abweichungen gegenüber dem Bescheid erreicht wird. Formal besteht dieser Zwischennachweis aus einem Sachbericht sowie einem zahlenmäßigen Nachweis, in dem Sie die Einnahmen und Ausgaben analog zur Kalkulation und zum Finanzierungsplan gegenüberstellen.

Rechts im Downloadbereich finden Sie das zu verwendende Formular für den Sachbericht und zwei Vorlagen für den zahlenmäßigen Nachweis, basierend auf den gängigen Kalkulationsschemata. Diese Schemata können Sie entsprechend ihrem Deckblatts der Kalkulation abändern.